Когда у вас в компании работает более двух человек, без обмена информацией не обойтись. Именно информация является связующим звеном подразделений предприятия. Если коммуникации нарушены, снижается эффективность деятельности. Поэтому одна из ключевых управленческих задач — обеспечить коллектив информацией, необходимой для исполнения должностных обязанностей с максимальным качеством.

Существуют разнообразные формы коммуникаций в организации и возможности их реализации. Один из примеров качественного обмена информацией — это внедрение «летучек» с коллективом.

При реализации клиентских проектов по Построению, Управлению и Развитию отделов Продаж мы внедряем у заказчиков 3 ключевых вида совещаний:

1. Ежедневные планерки
2. Еженедельные планерки (по понедельникам)
3. Ежемесячные (первая среда месяца)

Обсудим более подробно совещания, проводимые каждый день.

Наша цель — превратить регулярные собрания в систему, усиливающую эффективность, а не бессмысленную трату рабочего времени, что должны понимать руководители и владельцы бизнеса.

Ключевыми целями таких совещаний являются:

• Обсуждение и фиксация достижений предыдущего дня;
• Разработка по PDCA четких действий для регулирования параметра факт/план;
• Постановка ключевых задач на текущий день;
• Мотивационная подзарядка команды.

Очень важно!

1. После завершения «летучки» необходимо сразу начать действовать! Поэтому все перекуры и перекусы нужно закончить до начала.
2. Продолжительность рандеву не более 30 минут.
3. Программа обсуждения не должна быть затянута и содержать несущественные моменты.
4. В течение процесса общения коллеги придерживаются утвержденного регламента:

• Подвести итоги деятельности прошедшего дня (контроль показателей, отчеты по активности работников, воронка продаж с точки зрения использования различных каналов и достижения установленных намерений каждым членом команды).
• Установить планы и цели на текущий день.
• Принять оперативные решения по текущим проектам.
• Обсудить срочные изменение в организации.

Правильная планерка: правила проведения ежедневных совещаний.

1. Частота встреч должна соблюдаться неукоснительно.

Сделав подобные «летучки» системой, вы создаете в отделе четкие стандарты взаимодействия, постановки целей и отчетности.

Правильно проведенная встреча — отличный инструмент для шага в результативный рабочий день.

2. Регламент.

Такой элемент внутренних процессов фирмы, как регламент, помогает увеличить эффективность в различных сферах. Но при проведении рабочих собраний план планерки просто незаменим.

В регламенте фиксируются основные моменты:

1) Содержание встречи — вопросы, которые требуют обсуждения, распределены по темам и актуальной очередности.

2) Тайминг разбора стоящих на повестке дня вопросов с членами команды. Если отведенного времени недостаточно, можно обсудить нюансы отдельно после завершения рандеву, когда остальные работники уже занимаются продажами.

Таким образом, коллектив всегда будет находиться в состоянии готовности к беседе. Они заранее знают темы, которые планируется обсудить. Спустя какое-то время они уже предугадывают вопросы руководства и предварительно формулируют ответы. Благодаря использованию этого метода, ощутимо вырастает эффективность общения и бизнеса.

3) Темп беседы.

Все в нашей жизни следует своему ритму. Если мы включим активную музыку во время планерки, то заметим, что люди начинают говорить быстрее и четче структурировать мысли. Единственный недостаток… если песня нравится, периодически начинают подпевать... Так что теперь ищем динамичную музыку без использования слов. После того, как протестируем 10-15 совещаний в тишине и с использованием музыки, обязательно расскажем вам об измеренных эффектах.

При проведении «летучки» крайне важное значение имеют темп и динамика. Сначала вы настраиваете людей включиться в ритм собрания, а в завершение — в ритм рабочего дня. Этот темп задаете коллегам и поддерживаете именно Вы как руководящий сотрудник. Чувствуете, что динамика уходит, — подключайтесь вопросами, выступлениями, корректируйте.

3. Цифры. Планы и отчеты.

Все приводимые показатели привязываются к цифрам. У вас всего 30 минут на получение эффекта от работы. Особенность «результата по-русски» — это отсутствие достижений и незаурядное повествование о причинах, почему не вышло.

По всем задачам, которые имели сроком исполнения вчерашний день — бинарный отчет — сделано/ не сделано. Не выполнено — анализируем, есть ли система в возникновении этой ошибки? Для подведения итогов используется методика — SMART.

4. Мотивация

Заканчивая собрание, Вы должны «зажечь» работников. Чтобы они садились за работу и торопились на переговоры к клиенту с горящими глазами в состоянии «победить». Именно Вы управляете ими, и ваша работа приводить их в это состояние.

В заключение обратим внимание, что такая форма взаимодействия внутри предприятия как «планерка» — очень хороший метод повышения лояльности команды. А «более верные» работники однозначно аккумулируют доход, тогда как остальные несут только домыслы и недоверие.

«Правильная планерка» включает в себя признание со стороны коллег, похвалу начальства, теплую атмосферу в команде и вызывает желание сделать все для своей компании. Именно это вам и нужно — развитие и движение вперед. Так что собирайте коллектив, решайте оперативные проблемы и вдохновляйте на свершения!